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Comment initier une dynamique Achats responsable ? Découvrez La Road Map des Achats RSE

J'arrive dans une entreprise, par quoi je commence ?!

Dans cet article vidéo, vous apprendrez comment répondre à la question toute simple et pourtant à laquelle peu d'acheteurs peuvent répondre !

Dans cet article, vous découvrirez le chemin que tout acheteur doit parcourir pour atteindre le plus haut niveau de maturité dans la fonction Achats : La triple performance économique, sociale et environnementale.

Vous découvrirez aussi qu’il ne suffit pas d’avoir une suite d’outils pour être performant, qu’il existe 2 processus au sein de la fonction Achat et non 1 seul comme cela est largement évoqué dans les ouvrages Achats, qu’il existe une suite logique d’actions et de processus pour réussir vos missions en entreprise, que la RSE aux Achats n’est pas un module ajouté mais doit-être intégrée de manière structurelle à la fonction.

Les Achats ont la faculté extraordinaire de générer une amélioration de la triple performance économique, sociale et environnementale des entreprises.

Son action implique une transversalité avec de nombreux cœurs de métiers dans l’entreprise !

Cette faculté d’impact sur l’amélioration de la performance économique est, bien que connue, encore un peu mystérieuse.

En effet, celle-ci implique des outils pour systématiquement réduire les coûts là où la fonction Achats de demain implique un impact à 3 niveaux de performance économique : Optimiser les coûts, Améliorer les marges, Développer les ventes. 

Ce travail à 3 niveaux implique une bonne connaissance des attentes des clients et consommateurs finaux de l’entreprise, une bonne connaissance des marchés, un pilotage précis de l’activité. 

Ce travail ne peut se faire « à l’instinct », il nécessite une méthodologie précise à mettre en œuvre pour garantir une avancée structurée et les résultats attendus à court, moyen et long terme !

Dans cet article, vous allez découvrir la Road Map à suivre pour tout Acheteur qui arrive sur son poste, qu’il soit directeur ou acheteur en charge d’un portefeuille !

Cette Road Map est composée des 4 piliers Achats RSE, La Pyramide de maturité Achats, Le Cube Stratégique Achats, l’Entonnoir de gestion de projets Achats et la Sphères des Skills de l’Acheteur.

Cette Road Map est un chemin d’application de nouvelles méthodologies simples et innovantes.

Il ne s’agit pas de créer plus de complexité mais de construire des recettes faciles à appliquer, efficaces et reproductibles par tous les Acheteurs une fois en poste.

Oublier pour réapprendre

Si vous êtes déjà Acheteur et avez reçu une formation à ce titre, vous allez devoir oublier pour réapprendre ! Pourtant vous comprendrez rapidement que tout ce que vous avez appris garde une place au sein de cette Road Map Achats.

Nous ne revoyons pas les ingrédients des Achats, nous en créons la recette historiquement inexistante et nous y ajoutons les ingrédients sains dont notre époque à grand besoin !  

Cette Road Mind Map a pour objectif de s’ancrer dans votre cerveau comme vision globale de votre fonction et action au sein de l’entreprise.

Grâce à elle, vous n’aurez plus peur d'oublier, la vision globale et la maîtrise des différents piliers vous assurera de ne jamais perdre votre fil conducteur et rassurera votre direction. 

Nos Cursus de formation suivent ce processus. Vous allez démarrer par la Pyramide puis le Cube, l’entonnoir et enfin la Sphère.

D’ailleurs beaucoup de nos apprenants réalisent nos cursus en appliquant cela en parallèle dans leur entreprise ! C’est là un fondement de notre approche pédagogique pratique et durable.

Notre solution s’adapte au rythme de chacun, le digital permet cela, il n’y a plus de barrière à la formation. Vous vous formez quand vous voulez, ou vous voulez, au rythme qui vous convient !

Plusieurs raisons des difficultés des acheteurs en postes sont relevées, nos méthodologies vont leur apporter une solution :

- l’absence de formation aux Achats ( non maîtrise des outils Achats historiques) ;

- l’absence de méthodologies pratiques ( elle n’existaient pas ) ;

- faible maturité globale et méconnaissance du rôle de la fonction souvent orientée baisse des coûts, loin, très loin de la triple performance.

- les contraintes d’accès liées à la formation, aujourd’hui on se forme plus pour avoir un diplôme que réellement monter en expertise.

Vous avez dorénavant connaissance du pourquoi nous avons créé cette Road Map et les 4 piliers Achats RSE.

Je vais maintenant vous la présenter en vous racontant votre arrivée en poste en tant qu’acheteur ou directeur Achats au sein d’une organisation.

Cette Road Map est un cycle continu aux intervalles que vous jugerez nécessaire ! Par exemple, lorsque vous aurez identifié votre niveau de maturité initial, structuré votre stratégie et mis en oeuvre quelques projets, vous devrez mesurer votre niveau de montée en maturité, puis ajuster votre stratégie et redéfinir de nouvelles vagues de projets d’optimisation en phase avec la stratégie de l’entreprise qui elle aussi à peut-être changé !

Un tournant dans votre carrière !

À la suite d’entretiens rigoureux, vous avez convaincu grâce à la clarté de votre approche, la maîtrise des tableaux de bord et de la définition d’une stratégie Achats ont rassuré vos interlocuteurs sur le fait que vous êtes « La femme ou l’Homme de la situation » pour assurer la compétitivité et la croissance de l’entreprise sur l’intégralité des Achats de l’entreprise ou simplement du portefeuille qui vous sera confié.

Vous avez été pris alors que vous n’aviez aucune expérience dans le domaine de l’entreprise ou sur le portefeuille en question contrairement à vos concurrents sur ce Job !

Comme vous l’avez expliqué lors de vos entretiens, vous êtes Acheteur, vos méthodologies et vos outils vous permettent d’aborder chaque marché pour en tirer le meilleur parti rapidement.

Vous n’avez pas à être un ingénieur emballage pour être un acheteur packaging performant par exemple !

Votre prise de poste 

Bref, c’est le Jour J, vous vous êtes mis sur votre 31 sur cette première journée de travail.

La 1ère étape d’une dynamique Achats consiste à définir le niveau de maturité initial de la fonction dans l’entreprise et celui des équipes en place grâce à la pyramide des Achats.

Cette étape est centrale car elle fixe un point de départ trés facilement par exemple vous vous poserez les questions suivantes :

1- Existe t’il un tableau de bord performant aux Achats sur lequel je vais pouvoir connaître elle budget annuel, le top familles, articles, fournisseurs ainsi que l’évolution des prix ces dernières années ? Oui / Non
Non = Maturité niveau 3 maximum

2- La fonction Achats et Approvisionnement est-elle séparée ? Les acheteurs gèrent les approvisionnements ? Oui / Non
Oui elle est séparée = Niveau 2 à 3

3- Le service Achats a t’il déjà réalisé des Appels d’offres sur ses principales familles d’achats ? Oui / Non
Si oui, vous être dans le niveau 3 si non vous serez entre le deux et le 3.
Vous avez un service Achats séparé des Approvisionnements mais ils se contentent de majoritairement négocier sans activer les leviers commerciaux classique comme l’incontournable Appel d’offres.

En 3 questions, vous savez que vous êtes dans une entreprise entre le niveau 2 et 3 !

Ainsi vous prendrez la mesure du chemin à parcourir et le potentiel des résultats que vous allez pouvoir atteindre !

En effet, si l’entreprise ou la famille qui vous est confiée avaient déjà des tableaux de bords performants, activait les leviers commerciaux comme par exemple des appels d’offres systématiques sur ces familles principales et même mieux que ça activait également des leviers techniques tels que la standardisation ou encore l’ecoconception elle serait de niveau 4 ! Le potentiel de résultats financier s’en trouverais largement réduit.

En moyenne j’ai constaté que sur un Budget Achats d’une entreprise de niveau 2, des gains équivalent à 25% du Chiffre d’a sont réalisables assez facilement.
En revanche sur une entreprise de niveau 4, les gains dépasseront rarement les 2-5% et souvent sur des projets secondaires car beaucoup de choses ont été faites ! Heureusement rien n’est éternel et de nouvelles opportunités se créeront au travers de projets sur lesquelles vous pourrez amener toute votre valeur ajoutée.

Si je devais résumer… Mon conseil aux Acheteurs qui souhaitent obtenir d’importants résultats et challenger les entreprises dans lesquelles ils travaillent ! C’est de viser des entreprises à faible niveau de maturité Achats dans lesquelles ils y a tout à faire ou presque !

Attention cependant au danger des entreprises de niveau 1 !!! Elle seront en général dans une situation financière et organisationnelles difficile et vous serez dans un environnement usant avec des efforts à déployer trés importants pour passer au niveau 2 comme par exemple structurer les approvisionnements dans un environnement de personnes peu motivées et réfractaires au changement… Êtes-vous certain de vouloir vous engager là-dedans ?! Si oui, assurez-vous d’avoir le soutien de la direction pour pouvoir avancer 

Cela vous prendra tout au plus une journée pour avoir une idée précise de la situation.

N’oublions pas que la fonction Achats, comme toutes les autres fonctions de l’entreprise est orientée sur les attentes des clients et consommateurs finaux ! Donc monter en maturité, c’est participer de manière de plus en plus transverse à répondre aux attentes des clients et consommateurs finaux utilisateurs de votre produit ou de votre service.

Commerce, Qualité, Communication, Industrie etc… La triple performance économique, sociale et environnementale est le plus haut niveau de maturité de tous les services de l’entreprise. 

Atteindre le plus haut niveau de maturité, c’est atteindre un niveau de transversalité et de collaboration optimal de manière durable. 

Il faut savoir par ailleurs que si un service est trop faible sur son échelle de maturité, il pénalisera tous les autres.

En effet, aux Achats vous ne pourrez jamais atteindre une maturité optimale si votre service commercial ne maîtrise pas ses datas de ventes et optimise au mieux ses prévisionnels qui eux-mêmes sont à l’origine de vos besoins en Achats.

De la même manière, vous ne pourrez fédérer votre entreprise autour d’objectifs de triple performance si votre direction n’a pas défini de stratégie et reste coincée dans une vision de "moins disance" perpétuelle des prix pour continuer à survivre.

Pour en savoir plus, je vous invite à regarder notre vidéo détaillée sur la pyramide Achats. 

Le Cube Stratégique Achats = Le premier des 2 processus Achats !

Le Cube Stratégique Achats a pour objectif de vous amener à créer un plan précis à mettre au service de l’entreprise. Ce plan précis sera modélisé par vagues successives de priorités d’actions qui seront d’ordre financières et organisationnelles.

Ce processus est composé de 6 phases, la première étant la réalisation d’un tableau de bord de pilotage

La 1ère Étape sera par exemple la réalisation de votre tableau de bords qui est un outil de synthèse qui permet de suivre les datas chiffrées et leur évolution, il permet à l’acheteur de cartographier son portefeuille.

On ne peut améliorer que ce que l’on peut mesurer !

Le tableau de bords sera un outil central et indispensable pour la suite vous permettant de prioriser sur les enjeux financiers mais également d’identifier des situations à risques en quelques secondes !

Pour apprendre à faire un tableau comme celui-ci

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Sur la base de cet outils, vous démarrez votre analyse interne puis externe afin de réaliser votre synthèse stratégique vous vous permettra de réaliser votre analyse des forces, qui sont les facteurs internes à l’entreprise et qui lui procurent un avantage sur les concurrents, des Faiblesses de l’entreprise, qui sont les facteurs internes négatifs qui peuvent se révéler néfastes pour l’organisation au regard de la concurrence et qui peuvent être améliorés.

Vous identifierez également les Opportunités qui sont les situations externes, propres à l’environnement dans lequel évolue l’entreprise et qui peuvent procurer un avantage concurrentiel à l’entreprise et sur lesquelles on peut prendre appui et pour finir les Menaces qui sont des situations externes défavorables qui peuvent influencer négativement les performances de l’entreprise qui ont pu être identifiées au cours notamment de l’analyse de la concurrence ou de marché.

Vous synthétiserez votre analyse à l’aides d’outils comme par exemple une matrice SWOT, Kraljic ou bien la matrice stratégique à 16 Cases qui est de loin ma préférée !

Cette analyse va vous permettre ensuite de définir un plan précis à mettre au service de votre entreprise qui sera modélisé par vos priorités d’actions organisationnelles et financières.

Cette synthèse stratégique, Va vous permettre d’agir efficacement en définissant vos priorités d’action qui seront de 2 grandes catégories : financières et organisationnelles

A l’issue du Processus Cube Stratégique, vous avez définit une direction cohérente qui aligne : les objectifs, les moyens, les ressources allouées et l’organisation opérationnelle qui en découle !

Vous allez maintenant devoir la mettre en œuvre ! 

L'entonnoir de gestion de projet Achats 

L’entonnoir est le 3ème pilier Achats RSE et notre 2ème et dernier processus Achats ! ( voir infographie présentée au début du cube )

C’est une méthode simple et efficace pour mettre en pratique vos projets Achats afin d’en tirer les meilleurs résultats.

Il est composé de 5 étapes qui une nouvelle fois démarre par un état des lieux stratégique mais cette fois-ci sur un sujet précis et pas l’ensemble de votre portefeuille. Ce sujet précis, c’est une de vos priorités d’action financière ! Un article, Une famille Achat bien définie comme étant un sujet d’action prioritaire.


Une fois son analyse analyse stratégique ( SWOT ), il identifiera les leviers techniques et commerciaux voir RSE possibles au travers de ce projet et les résultats que l’on peut espérer atteindre qu’ils soient économiques, sociaux, environnementaux, de gestion du risque, d’innovation ou bien encore générateurs d’avantages compétitifs !

Il structurera un appel d’offres en démarrant par la rédaction d'un cahier des charges qui lui permettra de spécifier les attentes vis-à-vis de ce produit ou de ce service. Le cahier des charges est rédigé soit de façon détaillée, soit de façon fonctionnelle. Dans le premier cas, les fournisseurs se contentent d'y répondre point par point. Dans le second cas, le donneur d'ordres fait appel à leur capacité à proposer des solutions.

Une fois les réponses des fournisseurs reçues, il y a bien souvent des phases de réajustements afin que toutes les offres soient conformes.

L'acheteur procède à l'analyse des offres reçues, des différentes phases de négociations et à l’établissement des scénarios possibles.

Comparer les prix reste une étape fondamentale dans le processus de gestion de projet ( cf pilier n°3 Entonnoir de gestion de projets )  ! Tout acheteur s'y frotte plusieurs fois par an si il fait bien son travail. 

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Une fois le choix de scénario réalisé, il passera à la phase de transition qui est hautement risquée, c’est pourquoi il convient de toujours orchestrer un démarrage parfait !

Il pourra ensuite passer à la phase de contractualisation, et de suivi de la performance dans le temps !

La sphère des Skills 

Tout au long de cette Road Map, la Sphère des Skills est là ! Savoir-être, Management bienveillant, Leadership, Maîtrise des outils digitaux, Ethique etc… Tous ces Skills sans lesquels vous n’arriverez jamais à avancer durablement dans votre carrière et dans la montée en maturité Achats qui renforce la transversalité et naturellement les interactions humaines en interne et externe !

La sphère des Skills de l’acheteur regroupe les grands ensembles des Soft et Middle Skills. Nous l’avons découpé en 8 grands ensembles. Ces 8 grands ensembles sont : L’acheteur Business Partner / Le Leadership / La maîtrise des outils digitaux / La communication est le savoir-être / Le management / La conduite du changement / La culture métier et l’éthique, Le développement personnel.

Cette Road Map Achats est un cycle ! En effet une stratégie apporte une visibilité sur 3 à 5 ans mais se met à jour chaque année pour mesurer l’avancement, les résultats sur des critères économiques, sociaux ( internes et externes ) et environnementaux et ajuster les priorités d’actions selon les évolutions de l’entreprise et des marchés.

Les vagues de projets vont se succéder et les résultats vont se cumuler !

Votre progression sera beaucoup plus rapide que des acheteurs fonctionnant à l’instinct !

La valeur que vous générerez au sein de votre entreprise sera le terreau de votre succès professionnel à long terme ! 

 

 

 

 

 

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