Employabilité & Performance grâce aux Achats RSE

Parcours n°3 - Mener des projets Achats responsables & RSE - SWOTT Formation

Parcours n°3 - Mener des projets Achats responsables & RSE

Prix normal
€1.990,00
Prix réduit
€1.990,00
Taxes incluses. Frais d'expédition calculés lors du passage à la caisse.

    Parcours n°3 - L’entonnoir de gestion de projets Achats RSE

    MENER DES PROJETS ACHATS POUR GÉNÉRER UN MAXIMUM DE PERFORMANCE ÉCONOMIQUE, SOCIALE ET ENVIRONNEMENTALE
     

     

    DÉROULÉ DE LA FORMATION
    36 heures de formation sur 36 modules vidéos
    Un cas pratique d'un lancement d'une gestion de projet pour l'entreprise Lamarée (cas de 20 h sur parcours annexe)
    Le cas couvre l'intégralité des points abordés dont la réalisation d'un état des lieux, la construction d'un appel d'offres, les phases successives de négociation. Il aboutit à une présentation d'un état des lieux et d'un compte rendu d'appel d'offres au format vidéo en conditions de présentation à une direction d'entreprise.
    Nous vous conseillons si vous êtes en dehors d'un cursus de compléter ce parcours avec le parcours "digitaliser ses appels d'offres".
     
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    Plus un projet est complexe, plus il y a de chances d’oublier des étapes ou de prendre des raccourcis qui peuvent vous faire passer à côté de l’innovation ou du levier Achats qui fera la différence.
     
    Tout au long de ce processus, l'acheteur devra faire preuve de rigueur et de méthodologie, d’un savoir-faire technique, mais également des qualités de savoir-être inhérentes à tout gestionnaire de projet en interaction avec les parties internes et externes de l’entreprise.
     
    L'ENTONNOIR DE GESTION DE PROJETS ACHATS RSE
     
    Un processus à la fois pratique et pragmatique pour aider les chefs de projets dans les entreprises à optimiser leurs achats.
     
    Votre processus de gestion de projets aux Achats en 5 étapes :

     

     

    L'entonnoir sert à mettre en œuvre les priorités d'actions PESE pour Priorités  Économiques, Sociales et Environnementale (aussi appelée Priorités financières) 

    Ce processus de gestion de projet sera appliqué sur les familles ou articles Achats sur lesquelles un projet d'optimisation Achats sera mené. 
     
    Ce parcours se focalise sur les projets PESE et non les projets organisationnels qui sont des projets complétement différents. 

     

     

    Le choix des projets est défini en amont lors du processus de réalisation d'une stratégie Achats RSE (Cube Stratégique Achats RSE), ils sont organisés par vagues qui vont se succéder dans le temps. 

     Le nombre et la complexité des projets qui seront menés à chaque vague dépendra des ressources que vous avez de disponible.
    Un service Achats ne mènera pas autant de projet simultanément si nous sommes 50 acheteurs ou 2.

     

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    MODALITÉS D'ACCOMPAGNEMENT

    • 0 h 30 min : Lancement du parcours de formation –> Visioconférence (individuel ou en groupe),

    • 0 h 50 min : Corrections personnalisées des questions et cas pratiques –> Plateforme e-learning + Bilan par mail,

    • 0 h 40 min : Accompagnement pédagogique ou Aide à la mise en application en entreprise –> Forum de la Plateforme e-learning ou Visioconférence (individuel ou en groupe / évolutif selon le besoin).

     

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    Les bénéfices que cette formation va vous apporter !

    • Vous serez en mesure de mettre en œuvre des projets Achats RSE, définir le besoin, décomposer les coûts en vision TCO (Total Cost of Ownership) et identifier les leviers commerciaux, techniques et RSE activables. Réaliser des appels d'offres digitalisés, comparer des offres multicritères, valider des accords contractuels et mesurer les résultats des projets dans le temps.

     

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    Les objectifs détaillés de ce parcours

     

    Mener des projets achats RSE :

    • Maîtriser l'utilisation de ses tableaux de bord pour démarrer l'analyse d'un segment ou d'un article Achats avec une vision à 360°,

    • Positionner le projet sur ses Paretos familles, articles et fournisseurs pour déterminer les enjeux financiers,

    • Identifier sur la famille d'achats ou article concerné par le projet le niveau de risque fournisseur,

    • Analyser en interne des processus Achats et Approvisionnements en place sur le segment ou article considéré,

    • Analyser en interne la place du segment/article dans les produits vendus par l'entreprise et réaliser une analyse BCG,

    • Réaliser un état des ressources et compétences Achats des personnes en charges du segment / article Achats, ainsi que les éléments documentaires existants (contrats, cahiers des charges, etc.)

    • Étudier les attentes des clients et des consommateurs et leur incidence sur le segment / article considéré pour intégrer cela au projet pour avoir un impact positif sur leurs attentes.

    • Réaliser une étude concurrentielle sur le segment / article considéré afin d'identifier les forces, faiblesses de la concurrence et leur incidence Achats pour identifier des leviers techniques à impact transverse ou des innovations à avantages compétitifs visant à renforcer l'offre de l'entreprise.

    • Réaliser une étude du marché fournisseurs du segment/article Achats considéré pour identifier les leviers d'avantages compétitifs, d'innovation, de risque social, d'optimisation environnementale,

    • Apprendre à trouver l'inspiration RSE en dehors de son secteur d'activité pour innover sur le segment/article achat visé par le projet.

    • Réaliser une matrice interne aux Achats de synthèse du poids financier et du risque sur le segment/article considéré.

    • Réaliser une matrice externe aux Achats de synthèse de la complexité commerciale et technique sur le segment/article considéré.

    • Réaliser une matrice stratégique à 16 cases et/ou une matrice de Kraljic aux Achats de synthèse des matrices internes et externes stratégique afin d'identifier de manière synthétique l'état du segment/article Achat considéré.

    • Compléter un tableau de type SWOT regroupant les forces, faiblesses, opportunités et menaces aux Achats sur le segment/article considéré.

    • Apprendre à utiliser ses outils pour identifier un plan d'action visant à consolider les forces, réduire les faiblesses, saisir les opportunités et contenir les menaces sur le segment/article considéré.

    • Identifier les leviers commerciaux activables dans le cadre du projet et estimer le potentiel d'économie.

    • Identifier les leviers techniques activables dans le cadre du projet et estimer le potentiel d'économie.

    • Identifier les leviers RSE activables dans le cadre du projet et estimer le potentiel de génération d'impact social et environnemental.

    • Structurer son besoin au travers d'un cahier des charges technique, fonctionnel et qualité.

    • Construire un support de présentation d'un appel d'offres aux fournisseurs.

      Préparer une matrice de remise de prix sur le logiciel EXCEL.

    • Préparer un NDA (Non disclosure agreement) et le logiciel Docusign pour automatiser la signature.

    • Utiliser le logiciel Mailchimp pour digitaliser la gestion de son appel d'offres et tracer la bonne réception des documents.

    • Réceptionner des offres et les classer de manière durable.

    • Mettre un jour un comparatif d'offres multicritères pour obtenir une vision synthétique des premiers retours fournisseurs.

    • Procéder à un recadrage des offres non conformes des fournisseurs.

      Mener et suivre les phases de négociation.

    • Préparer les différents scénarios possibles de référencement fournisseurs en mesurant les résultats économiques et en intégrant une dimension de gestion du risque à long terme et sur les phases de transition.

    • Préparer une présentation de compte rendu de projet à sa direction avec les différents scénarios identifiés pour prise de décision.

    • Informer les fournisseurs retenus et non retenus et organiser la phase de transition.

    • Enclencher et suivre une phase de transition en assurant une gestion du risque optimale.

    • Confirmer la bonne mise en application des conditions négociées.

      Préparer les contrats et organiser la signature.

    • Mesurer les résultats réels dans le temps et organiser des remontées d'informations à la direction.

    • Mener les négociations annuelles en utilisant la formule de révision des prix contractuelle.

       

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    Nos piliers pédagogiques

    La méthodologie éprouvée lors de nos missions en entreprises a été créée et améliorée en se concentrant exclusivement sur l’essentiel.

    Cette formation est suivie chaque année par des centaines d'étudiants de Master 1 et de Master 2 dans le cadre de cursus diplômants.

    L’axe principal de cette méthodologie est l'atteinte du Lean Management en triple performance économique, sociale et environnementale.

    Une méthodologie facile à appliquer, efficace et reproductible vers le plus haut niveau de maturité Achats RSE.

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    Votre Formateur

    Ce parcours a été conçu par Guillaume Gourmelon, formateur expert Expert Achats Stratégie & Projets.

     

    Guillaume sera votre intervenant dédié tout au long du parcours.

    Vous avez la possibilité de le solliciter, Guillaume tout au long de votre formation au travers du Forum dédié.

    Il suivra votre évolution et il corrigera l'ensemble des cas pratiques.

    Si nécessaire, des points par visio-conférences seront réalisés afin de revoir ou approfondir les notions abordées dans cette formation.

    Vous pourrez le solliciter directement sur le mur de discussion ou en message privé.

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    Pour mettre en œuvre une dynamique Achat, l’acheteur devient manager de projets !

    Plébiscitée par de plus en plus de directions Achats, la gestion de projet s'impose dans des structures de toutes tailles comme un mode d'organisation particulièrement efficace vers l’atteinte de leurs objectifs souvent d’ordre financiers, mais qui de plus en plus tendent vers la triple performance économique, sociale et environnementale !

    L’objectif de la fonction Achat du 21ᵉ siècle sera bien souvent d’apporter un maximum de valeur ajoutée à l’entreprise par les projets qu’il mène ! Ces projets doivent rapprocher l’entreprise des attentes ses clients !

    Plus un projet est complexe, plus il y a de chances d’oublier des étapes ou de prendre des raccourcis qui peuvent vous faire passer à côté de l’innovation ou du levier Achat qui fera la différence ! L’entonnoir Projet est un processus qui regroupe les méthodes qui vous guideront tout au long de vos projets Achat, il est composé de 5 grands ensembles qui doivent exécutées de façon chronologique : L’état des lieux, le passage en mode projet, la construction de l’appel d’offres, le lancement d'appel d'offres, la phase décisionnelle et de transition.

    Mais alors, qu'est-ce qu'un projet au sein de la fonction Achats ?

    Selon l'Afnor issue de la norme  ISO 10006-1997  : « un ensemble d’activités coordonnées et maîtrisées comportant des dates de début et de fin, entrepris dans le but d’atteindre un objectif conforme à des exigences spécifiques »

    La norme ISO 1006-2003 a par ailleurs évolué en ajoutant les notions de contraintes de délais, de coûts et de ressources.

    Quelle définition donner au management de projets Achats ?

    Le management de projet Achats est un emploi à part entière !

    Il contribue à l'amélioration de l'organisation de l'entreprise  (Priorités d’actions organisationnelles) mais également à sa performance économique, sociale et environnementale ! (Priorités d’actions PESE financières)

    Le management de projet aux Achats est en réalité totalement transverse de par la vision TCO Supply Chain (Total Cost of Ownership) qu'il implique ! Vous trouverez régulièrement dans votre équipe projet le responsable logistique, le directeur industriel, le service qualité, le contrôle de gestion, le chef du service Marketing et tous les différents services !

    Particulièrement au sein d'un groupe, votre maîtrise de l'anglais sera incontournable pour le bon pilotage de toutes les parties prenantes !

    Les logiciels de gestion de projet rendent les équipes plus efficaces en facilitant la communication, l’exécution des différentes tâches, la gestion des travaux à mener et le suivi.

    Une aide efficace pour la coordination et la conduite du travail à mener.

    Nous allons partager avec vous toutes les techniques d’expert, les outils à disposition, mais surtout partager avec vous le processus de gestion de projets Achats : l’entonnoir Projets qui consiste à partir d'une demande, à la transformer en réalisation concrète !

    Quelles sont les 5 grandes étapes de la gestion de projets aux Achats ?

    L’entonnoir de gestion de projets Achats se veut à la fois pratique et pragmatique pour aider les chefs de projet dans les entreprises à optimiser leurs achats.

    Tout au long de ce processus, l'acheteur devra faire preuve de rigueur et de méthodologie, d’un savoir-faire technique, mais également des qualités de savoir-être inhérentes à tout gestionnaire de projet en interaction avec les parties internes et externes de l’entreprise.

    1-        L’État des lieux :

    Au cours de cette phase d’état des lieux, le gestionnaire de projets et les principaux participants doivent évaluer la position de l’achat en interne. Ce positionnement interne est réalisé autour de 2 axes qui sont le poids financier et l’indice de risque et permettra également de définir les forces et faiblesses de l'Achat en question. L'acheteur devra suivre les 6 axes de l'analyse interne et faire une recherche des données nécessaires.

    Ensuite l’acheteur réalisera une étude externe, aussi appelée analyse OUT, du marché, quels sont les acteurs, les innovations, les matières premières éventuelles et leur impact sur le prix, comment fonctionne la concurrence, etc.

    Ces analyses Internes et Externes croisées vont permettre à l’acheteur de réaliser une analyse stratégique (IN + OUT = SWOT) CAD identifier les forces / faiblesses et les opportunités / menaces du Segment.

    2-        Le passage en mode projet qui consistera à organiser une 1ʳᵉ réunion avec la direction pour présenter l’état des lieux, les objectifs principaux, l’équipe qu’il envisage afin d’avoir un accord de lancement du projet.

    À partir de là l’Acheteur projet organisera une réunion de lancement du projet en présentant le résultat de son état des lieux avec pour objectif de réfléchir sur les thèmes principaux identifiés lors de l’état des lieux et d’identifier les leviers techniques et commerciaux voir RSE possibles au travers de ce projet et les résultats que l’on peut espérer atteindre qu’ils soient économiques, sociaux, environnementaux, de gestion du risque, d’innovation ou bien encore générateurs d’avantages compétitifs.

    Cette étape va permettre de définir clairement le besoin en prenant en compte les prescripteurs internes, mais aussi le marché et ses standards par exemple.

    3-        La construction de l’appel d’offres, Plusieurs documents constituent le dossier d'un appel d’offres.

    Il faut les établir les uns après les autres et les faire valider par l’ensemble des parties prenantes du projet. Parfois même, il est intéressant d’intégrer les fournisseurs partenaires historiques afin de construire, tester l’appel d’offres pour une parfaite compréhension et facilité de réponses pour les fournisseurs consultés.

    À notre époque, les Appels d’offres sont souvent totalement électroniques, cela assure un important gain de temps à tous les niveaux et une traçabilité totale des informations.

    La rédaction d'un cahier des charges permet de spécifier les attentes vis-à-vis de ce produit ou de ce service. Le cahier des charges est rédigé soit de façon détaillée, soit de façon fonctionnelle. Dans le premier cas, les fournisseurs se contentent d'y répondre point par point.

    Dans le second cas, le donneur d'ordres fait appel à leur capacité à proposer des solutions. 

    Le contexte de l'achat permet aux fournisseurs d'avoir une vision claire de l'enjeu. Une description des caractéristiques du produit ou du service doit y figurer.

    Le cahier des charges indique les critères que doivent remplir les fournisseurs pour répondre à l'appel d'offres. Plus les termes du cahier des charges sont précis et couvrent tous les problèmes susceptibles de se poser, plus les risques sont réduits.

    Plus les enjeux sont importants, plus le nombre de fournisseurs est important, plus la complexité est importante plus il est crucial de penser en amont à simplifier au maximum, automatiser autant que possible les étapes et le traitement des réponses qui va s'ensuivre. 

    Article sur comment construire un appel d'offres.

    4-        Le lancement de l’appel d’offres, CAD la communication des éléments aux fournisseurs que l’équipe projet a souhaité consulter !

    Une fois les réponses des fournisseurs reçues, il y a bien souvent des phases de réajustements afin que toutes les offres soient conformes. 

    L'acheteur procède à l'analyse des offres reçues et réalise son premier écrémage qui consiste à faire une première sélection de fournisseurs potentiellement référençables. 

    Il s’agit de la phase 1 CAD la première étape de présélection sur la base de critères ayant un caractère éliminatoire. Il s’agit souvent du prix ou de points techniques, technologiques qui n’auraient pas été identifiés lors des phases de présélection.

    Ensuite l’acheteur fera des retours ciblés aux fournisseurs afin de leur permettre de réajuster leur offre pour faciliter leur référencement.

    Une fois ce second tour réalisé, il sera temps pour l’acheteur de réaliser une analyse multicritères, afin de définir les scénarios possibles.

    D’une manière générale, aucune transition ne doit s’effectuer brutalement, et il est toujours pertinent de préserver les bons partenaires en places si l’écart financier reste acceptable, c’est pourquoi le scénario stratégique est souvent le plus préconisa blé.

    5-        La phase finale sera celle de la décision et la mise en œuvre sur la base des scénarios possibles identifiés et des préconisations de l’équipe projet.

    Il conviendra ensuite d’informer les fournisseurs référencés afin de définir avec eux un plan d’entrée / sortie progressif avec les parts de marchés visées et à tous les fournisseurs de leur référencement et non-référencement.

    Cette analyse doit être formelle et explicite. Elle permettra de communiquer sur le choix final non seulement en interne, mais également vis-à-vis des fournisseurs non retenus pour qu'ils soient plus compétitifs à l'avenir.

    La phase de transition est hautement risquée, c’est pourquoi il convient de toujours orchestrer un démarrage parfait (intégration dans l’ERP de l'entreprise, notes d’informations internes, réunions opérationnelles, etc.) et des montées et descentes progressives voir des stocks de sécurité quand cela est possible pour pouvoir toujours faire marche arrière en cas de non-conformité par exemple.

    Il pourra ensuite passer à la phase de contractualisation, à ce stade, il se rapprochera de son service juridique pour construire des contrats accompagnés de cahier des charges, formules de révisions de prix, etc.

    Une fois les contrats signés, le processus de sélection fournisseurs est enfin terminé.

    Pas besoin de faire de longues études ! Si vous suivez ce processus achats, il ne pourra rien vous arriver à part obtenir des résultats exceptionnels sur tous vos projets.

     

    COMPÉTENCES ACQUISES : SYNTHÈSE

    • Définir et récupérer les informations dont nous avons besoin
    • Positionner le sujet traité au niveau interne de l’entreprise : le IN
    • Analyser l’environnement, les marchés à l'achat : le OUT
    • Définir un plan d’action et une stratégie de négociation adéquate.
    • Démarrer un projet Achats en interne
    • Connaître comment construire un appel d'offres
    • Mener un appel d'offres et ses différentes phases de négociations
    • Sécuriser le risque fournisseurs
    • Analyser et présenter les résultats pour prise de décision
    • Organiser une transition fournisseurs
    • Suivre et mesurer les résultats
    • Maintenir le niveau de compétitivité à long termes.